Korszerű, karbantartott vs. elavult, de "költségmentes"

Ha tíz éven át ugyanazt - a mára elavult - rendszert használjuk cégünkben, ne lepődjünk meg, ha a felmerülő IT kihívásokat jóval bonyolultabb és költségesebb módon tudjuk csak kezelni. Sokan mégis ragaszkodnak hozzá, egyszerűbb megoldásnak vélik a régi, jól bevált infrastruktúrát használni, ahelyett, hogy lecserélnék, modernizálnák azt. Pedig ha elsőre többletkiadásnak is tűnik, a gyakoribb IT felülvizsgálattal váratlan, nagyobb kiadásokat és rengeteg befektetett időt, energiát spórolhatunk. Gondoljunk csak arra, milyen sokat számít, ha a cég munkavállalói egy stabil, gyors és korszerű IT környezetben dolgozhatnak nap mint nap. Nem akadályozzák a munkájukat pl. lelassult számítógépek, elérhetetlen szerver, agyonterhelt hálózat vagy tárhely hiánya.

A cégek többsége jellemzően csak 8-10 évente végez IT felülvizsgálatot, pedig 4-5 évente erősen ajánlott szakértővel átnézetni a vállalat informatikai infrastruktúráját, annak működési hatékonyságát, költségeit, hardvereit, szoftvereit.

Mit tehetünk azért, hogy tisztábban lássuk és költséghatékonnyá tegyük vállalati IT-nkat?

Az informatikai háttér-infrastruktúra kialakítását számos esetben külsős szolgáltatók biztosítják, ezért fontos, hogy annak állapotáról rendszeresen tájékozódhassanak a vállalat vezetői is. Ideális esetben a jól működő IT rendszer "láthatatlan" a felhasználók, dolgozók számára, de a menedzsmentnek döntéshozatal szempontjából érdemes megismerni annak állapotát (tehát mégsem maradhat teljesen láthatatlan).

Összegyűjthetjük, hogy vállalatunk jelenlegi működése mennyiben más a korábbi időszakhoz képest, mi változott az elmúlt években és mik a jövőbeni céljaink. Ha pozicionáljuk magunkat, megvizsgáljuk aktuális céges helyzetünket és hosszabb távú célkitűzésünket (pl. magasabb értékesítési/konverziós ráta, több ügyfél, új beruházás, portfólióbővítés), könnyebben felmérhető, hogy szükséges-e a vállalati IT rendszerünk fejlesztése, netán teljes informatikai infrastruktúránk átalakítása.

Amennyiben úgy ítéljük meg, hogy rendszerünk elavult a cég jelenlegi fejlettségi szintjéhez képest, és ezt szakértő is megerősíti,  javasolt IT stratégiát és ütemtervet készíteni. Egy optimális szolgáltató csapat már a terv készítésében közreműködik, segítséget nyújt. A stratégiai dokumentum átfogó ütemtervet tartalmaz az informatikai rendszer átalakításának idő- és költségigényéről: meghatározza, milyen technológiára van szükség a vállalati célkitűzések támogatásához, és ez hogyan térül meg a későbbiekben a szervezet számára.

A teljes vállalati IT felülvizsgálatot követően az átállás - egy jól tervezett konstrukcióban - gördülékenyen zajlik. Viszont a vezetőség és a munkavállalók hozzáállásán, támogatásán nagyban múlik, mennyire lesz zökkenőmentes a folyamat cégünknél.